چند روز پیش دوستی از من پرسید جه کنم که بتونم کارهام رو “منظم و مرتب” پیش ببرم؟ اگر شما هم جزو افرادی هستید که برای پیش رفتن و انجام کار نیاز به برنامه دارید و وظیفه گرا هستید توصیه های زیر برای شماست:
اول: ساعت خوابتون رو تنظیم کنید. در بازه ی زمانی مشخصی بخوابید و در بازه ی زمانی مشخصی از خواب بیدار شید تا تنظیمات هوشیاری بدنتون در ساعات مختلف روز زیاد نوسان نداشته باشن. اگر یک دفعه دو شب پشت سر هم سه ساعت بخوابید و چهار شب بعدی هم شبی دوازده ساعت بدن تنظیمات خودش رو گم می کنه و بازدهی شما در طی روز کاهش پیدا می کنه.
دوم: تا حد امکان صبحانه ی سالم بخورید. میزان قند و کربوهیدرات رو به حداقل برسونید و پروتئین ها رو جایگزین کنید. صبحانه ی سنگین یا چرب یا بسیار کم و از اون بدتر نخوردن صبحانه به سلولهای مغزی آسیب می رسونه. با خودتون مهربون باشید
سوم: حتی اگر شده به مدت ده دقیقه تمرینات کششی انجام بدید. نرمش بین یک ساعت تا چهل و پنج دقیقه بسیار ایده آله ولی اگر امکان نرمش کردن رو ندارید به حرکات ساده ی کششی بسنده کنید
چهارم: دوش بگیرید. در روزهای گرم دوش آب سرد یا در روزهای زمستونی دوش آب داغ ممکنه بسیار لذتبخش به نظر برسن ولی تحقیقات نشون می دن دوش آب ولرم از هر دوی اینها بهتر و موثرتره، خواب رو از سرتون می پرونه و هوشیاری تون رو بالاتر می بره. ضمن اینکه به حرکت بهتر خون در رگها کمک می کنه و باعث بهبود راندمان کاری می شه.
پنجم: قبل از شروع کار میزان تمام مزاحمت ها رو به حداقل برسونید. نوتیفیکیشن های روی موبایل رو خاموش کنید، دسترسی خودتون رو در حالت حداقلی قرار بدید و سراغ شبکه های اجتماعی نرید.
ششم: لیستی از کارهایی که باید انجام بدید رو در انتهای روز آخر هفته (جمعه غروب مثلا) تهیه کنید که بدونید هر روز هفته تقریبا اصلی ترین کارهاتون چی هستند. برنامه ی روز بعد رو شب قبل از خواب توی ذهن مرور کنید تا مغز در حینی که به خواب می رید اون رو مرتب و طبقه بندی کنه. اول هر روز لیست مخصوص اون روز رو با جزییات بنویسید، بهشون به ترتیب اهمیت اولویت بدید و براشون زمان در نظر بگیرید. سه تا چهار اولویت اول هر روز رو مشخص کنید. زمانی که حدس می زنید باید به اون کار اختصاص بدید رو بیست درصد کمتر در جلوی کار یادداشت کنید و سعی کنید به برنامه ی زمان بندی وفادار بمونید.
هفتم: اگر مدیر، مسوول یا هماهنگ کننده ی پروژه هستید کارهای ارتباطی و صادر کردن دستورات رو به اول صبح موکول کنید تا دیگران بدونن چه وظایفی رو در طی روز باید انجام بدن. انتظارات و خواسته هاتون رو شفاف و حتی الامکان رودررو بیان کنید تا از درک خواسته هاتون از جانب طرف مقابل مطمئن بشید. ارتباط فردی روابط شما رو هم بهبود می بخشن پس سعی کنید به جای ای میل در مواردی که امکانش هست رودررو صحبت کنید. نکته ی مهم اینه که این دیدارها باید کوتاه، مختصر و بسیار وظیفه گرا باشند وگرنه تبدیل به اتلاف وقت می شن. به زمانبندی هر ملاقات دقت کنید.
هشتم: ای میل هایی که از دیروز بعد از ترک کار تا امروز صبح دریافت کردید رو در چند پوشه ی جدا ذخیره کنید. پوشه ی کاری با اولویت بالا، پوشه ی کاری با اولویت متوسط و پوشه ی متفرقه. ای میل های پوشه ی اول رو صبحها، ای میل های پوشه ی دوم رو ظهر بعد از ساعت ناهار و ای میل های متفرقه رو عصرها پاسخ بدید.
نهم: اگر امکانش رو دارید از قبل برای حدود دو تا سه ساعت بعد از شروع کار یک خوردنی سالم مثل میوه تازه یا چای در نظر بگیرید.
دهم: کارها و پروژه های بزرگ رو به کارهای کوچکتر تقسیم کنید. بعضی کارهای کوچکتر رو می تونید برون سپاری کنید. از انجام دادن چند کار همزمان و پیش بردن چندین پروژه خودداری کنید. تحقیقات نشون می دن موازی کاری یا مالتی تسکینگ نه تنها باعث استرس شما می شه و به جسم و روح و روانتون آسیب می زنه، بلکه روی بهره ی هوشی و میزان سرعت شما در واکنش مناسب نشون دادن در مواقع تصمیمات آنی هم تاثیر می ذاره. در زمان تعیین شده روی فقط یک کار تمرکز کنید و اون رو به سرانجام برسونید. برای این کار قبل از اینکه شروع به انجام کار کنید مطمئن بشید تمام اطلاعات و وسایل موردنیاز رو جمع اوری کردید و در دسترس شما قرار دارن.
یازدهم: به خودتون بازه ی زمانی بدید و در اون بازه روی فقط همون کاری که باید تمرکز کنید. معمولا بازه های زمانی موثر حدود بیست دقیقه هستند. سه تا پنج دقیقه استراحت کنید و بعد به سراغ بازه ی زمانی بعدی برید. از به تعویق انداختن کارها خودداری کنید. مغز انسان در لحظات اولیه شاید در برابر انجام اون کار بی میلی نشون بده ولی به محض اینکه روی کار تمرکز کنید اون بی میلی اولیه از بین می ره. اگر امکانش رو دارید در این چند دقیقه ی استراحت حرکات کششی انجام بدید تا عضلاتتون دچار کوفتگی ناشی از کار زیاد نشن.
دوازدهم: قبل از اینکه برای ناهار از پشت میز بلند شید یه ارزیابی سریع از کارهایی که انجام دادید بکنید و ببینید چقدر از برنامه ای که ریختید رو انجام دادید و چقدرش مونده. اگر برنامه ی بعدازظهر نیاز به بازبینی داره نکات مربوط رو یادداشت کنید
سیزدهم: گرچه زمانبندی و برنامه ریزی برای انجام کارها بسیار مهم هستن، باید بدونید که تا چه حدی می تونید انعطاف پذیر باشید. بدونید در مواقع اتفاقات پیش بینی نشده کدوم کار رو چقدر و تا کی می تونید عقب بندازید و اولین فرصتی که برای جبران عقب ماندگی خواهید داشت چه زمانیه. به عبارتی پلن بی داشته باشید.
چهاردهم: برای بعضی از ادمها هیچ چیز به اندازه ی مهلت پایان پروژه استرس زا نیست. مهلت ها رو کمی جلوتر از موعد تحویل به مشتری بیرونی در نظر بگیرید و سعی کنید در عین دقت کیفیت رو فدا نکنید تا مجبور به دوباره کاری نشید.
پانزدهم: برای اینکه تشویق بشید یکی دو تا از دستاوردهای مهم پروژه رو برای خودتون جایی که جلوی چشمتون باشه بنویسید و هر روز مرور کنید. با این کار دستاوردها در ذهنتون تصویرسازی می شن و دستیابی بهشون آسونتر به نظر می رسه. در انتهای هر روز هم می تونید درصد انجام پروژه رو جلوی اون اهداف یادداشت کنید تا میزان پیشرفتتون در ذهن تون به صورت تصویری ذخیره بشه. این تصویر ذهنی به پیشبرد پروژه بسیار کمک خواهد کرد.
شانزدهم: معمولا میز کار آشفته مانع تمرکز بهتر می شه. میز کارتون رو از وسایل بی ربط خالی کنید. بهترین کار اینه که وسایل مربوط به پروژه ی جاری رو روی میز بذارید و بقیه وسایل رو در پوشه ها یا طبقات زیر یا کنار میز جا بدید.
هفدهم: آدمها با هم بسیار متفاوت هستند. خودتون رو بشناسید و بدونید پربازده ترین زمان کاری شما در چه محدوده یی قرار داره و کارهای مهم که نیاز به دقت و کیفیت دارن رو در اون زمان انجام بدید.
هجدهم: اگر کار تکراری انجام می دید که گامهای مشخصی داره، یه چک لیست تهیه کنید و از روی اون پیش برید تا کاری رو از قلم نندازید.
نوزدهم: اگر انجام کاری زیر دو دقیقه طول می کشه همون موقع انجامش بدید. نظم های کوچیک گاهی معجزه می کنن.
بیستم: یاد بگیرید به شیوه ی محترمانه “نه” بگید. اگر بدونید چطور می شه توقعات دیگران رو محترمانه و بدون دلخوری مدیریت کرد گام بزرگی در پیشبرد کارها و روابط تون برداشتید. غرض از “نه” گفتن رنجوندن دیگران نیست بلکه مدیریت انتظارات اونهاست، کسی هم دوست نداره “نه” بشنوه پس شیوه ی خودتون رو برای مدیریت روابط تون پیدا کنید. این شیوه شامل دو بخش می شه؛ احترام به خود و احترام به دیگران. هر دو رو مد نظر قرار بدید. نه گفتن به منزله به احترام به خود و خواسته ها و ترجیحات شخصی شماست ولی نحوه ی این نه گفتن توانمندی شما و هوش اجتماعی تون رو در برخورد با دیگران نشون می ده. مهارت استفاده از این شمشیر دولبه رو پیدا کنید.
تاکید دوباره اینکه این پیشنهادات برای افراد وظیفه گرا و با ذهنیتی برنامه خواه و داوری کننده تدوین شدن. اگر رابطه گرا و ملاحظه کننده هستید شیوه های پیشبرد کارها قطعا متفاوت خواهد بود.
داوری کننده و ملاحظه کننده از تیپ های شخصیتی مایربریگز هستند، از لینک زیر بیشتر درباره شون بخونید:
http://www.migna.ir/vdcdkk0x.yt0jo6a22y.html
بعضی از منابع:
http://www.entrepreneur.com/article/242359
http://www.canadianliving.com/life/work/10_simple_ways_to_get_organized_at_work.php
http://people.rice.edu/uploadedFiles/People/TEAMS/Getting%20Organized%20at%20Work.pdf
http://www.careerealism.com/be-more-organized-work/
http://quickbase.intuit.com/blog/2013/08/14/5-ways-to-get-organized-at-work/
http://www.wikihow.com/Get-Organized-and-Concentrate-on-Your-Work